Présentation et champ d’application des présentes conditions

Les présentes conditions générales de prestation de service régissent les modalités d'exécution et les prérequis du contrat relatif à l'événement conclu avec la société S3B Events. Ces conditions ont été établies dans le but d'assurer le meilleur déroulement possible de votre événement, ainsi que des événements futurs de l'ensemble de la clientèle de la société. Elles visent à vous informer sur les éléments susceptibles d'impacter significativement la bonne exécution de la prestation et à vous permettre de prendre toutes les dispositions nécessaires pour garantir le succès de votre événement en prévenant tout incident durant la représentation.

Les présentes conditions visent également à souligner les particularités techniques des éléments scéniques mis en œuvre qui pourraient s'avérer dangereux en l'absence d'une application rigoureuse (tels que les lance-flammes).

Conditions d'accueil

Afin d'assurer le bon déroulement de l'événement, une visite préalable du lieu de représentation est requise. Cette inspection vise à vérifier la présence des alimentations électriques nécessaires et l'existence des dégagements requis pour garantir la réussite de l'événement.

Par ailleurs, il est impératif d'autoriser l'accès au lieu de la représentation pour les véhicules transportant l'ensemble du matériel, et ce, au plus proche de la scène. Toute prestation nécessitant une distance de déchargement supérieure à 30 mètres entre le lieu d'arrivée des véhicules et le lieu de représentation devra être explicitement mentionnée dans le devis. Cette précision est essentielle pour prévoir, le cas échéant, l'équipement de manutention adapté. Il en sera de même concernant la présence d'escaliers entre la zone de déchargement et le lieu de représentation, compte tenu du poids parfois très conséquent (pouvant excéder 50 kg) de certains équipements.

De manière générale, toutes les dispositions seront prises pour faciliter l'accès de la société S3B Events au lieu de représentation. Il est à noter, notamment, la remise des clés permettant l'accès au lieu, aux éventuelles armoires électriques et aux locaux techniques.

Hébergement

En fonction du lieu de la représentation, un hébergement pourra être sollicité compte tenu de la distance et des contraintes de l'événement. Le cas échéant, un hébergement décent est requis et sera détaillé lors de la validation du contrat.

Restauration

Lors d'événements incluant un repas, les intervenants de la société S3B Events se verront proposer un repas identique à celui servi aux convives. Cette disposition vise à faciliter l'intégration et l'harmonisation avec l'ambiance souhaitée pour l'événement. Une dérogation pourra être convenue lors de la signature du contrat. Il est impératif qu'un repas chaud soit fourni dans toutes les circonstances.

Déplacement

Les frais de déplacement seront facturés sur la base de 0,90€ par kilomètre et seront stipulés dans le devis initial. Tout déplacement n'excédant pas 30 km à partir de la ville de Laval (53000) sera réputé inclus dans le coût de la prestation.

Créations musicales

La création d'un enchaînement spécifique, d'un mix ou d'un medley personnalisé est réalisable sur demande. Afin de garantir une production en studio en adéquation parfaite avec vos attentes, un délai d'un mois est requis. Cela inclut, par exemple, la composition d'un fond sonore pour une entrée en scène ou l'arrivée des mariés. Toute création fera l'objet d'un devis préalable et le fichier numérique associé pourra être fourni pour une éventuelle réutilisation dans vos montages vidéo. Ce dernier fichier ne sera fourni que pour une diffusion restreinte et toute diffusion publique est soumise à une autorisation expresse et formulée par écrit.

Droits d’auteurs

Sauf mention contraire explicite, l'organisateur de l'événement demeure seul responsable des déclarations et du paiement des droits d'auteurs (SACEM) et des droits voisins (SPRE) liés à la diffusion publique d'œuvres musicales. La responsabilité de S3B Events ne saurait en aucun cas être engagée à ce titre.

Conditions de paiement

TVA

TVA non applicable, article 293 B du CGI

Modalités de Règlement

La confirmation de la réservation et la validation des options choisies sont conditionnées au versement d'un acompte équivalent à 30 % du montant total du devis accepté.

Le solde est dû :

• 24 heures avant le début de la prestation pour les particuliers.

• À 30 jours fin de mois après l'exécution de l'événement pour la clientèle professionnelle.

Le règlement peut être effectué en espèces, par carte bancaire ou par virement, que ce soit sur place ou à distance.

Des pénalités égales à trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, pourront être exigibles.

Annulations

En cas d'annulation imputable au client, la société S3B Events se réserve le droit de conserver les arrhes préalablement versées, à titre de dédommagement pour le préjudice financier résultant du manque à gagner dû à cette annulation survenant moins de deux mois avant la date de l'événement. En cas d'annulation due à des cas de force majeure, tels que, sans s'y limiter, un décès, un accident ou un incident majeur, le remboursement des sommes perçues pourra être envisagé par la société S3B Events, après la production des justificatifs requis et après examen et validation discrétionnaire par la société S3B Events. Une proposition de report de l'événement pourra également être formulée.

Par ailleurs, la société S3B Events se réserve la faculté d'annuler l'événement en cas de survenance d'un cas de force majeure. Le cas échéant, toutes les mesures nécessaires seront mises en œuvre afin d'assurer le meilleur déroulement possible de l'événement et une adaptation sera effectuée au cas par cas afin de garantir en permanence l'entière satisfaction du client. Des solutions telles que la mise en relation avec des prestataires partenaires pourront notamment être proposées.

Alimentations (eau et électricité)

Le site de la prestation devra impérativement proposer des alimentations électriques et en eau à proximité immédiate du lieu d’installation du matériel. Plusieurs arrivées électriques peuvent s’avérer nécessaires pour garantir le bon déroulement et l’alimentation de toutes les options sélectionnées. Certains équipements, tels que les générateurs de fumée lourde, requièrent une alimentation en eau.

Tout sera mis en œuvre afin de permettre ces alimentations. Les difficultés d’accès aux alimentations en eau et en électricité sont susceptibles d’impacter la prestation et, potentiellement, de réduire les services proposés afin de prioriser les besoins indispensables au déroulement de l'événement. Dans ce cas, toutes les dispositions seront prises pour que la prestation puisse se poursuivre en mode dégradé, si nécessaire. En cas de difficultés majeures concernant les alimentations, la prestation pourra être interrompue si elle présente un risque pour la sécurité du public ou si elle engage la détérioration du matériel, à la libre appréciation de la société S3B Events.

Le recours à certaines options et certains éléments scéniques peut engendrer des besoins en puissance électrique conséquents. Le client est tenu de s’assurer de la disponibilité suffisante des alimentations électriques pour permettre le bon déroulement de l'événement. Dans le cas contraire, l’alimentation électrique du site pourrait se retrouver interrompue, totalement ou partiellement, durant l'événement. La société S3B Events ne pourra en être tenue responsable, mais s’efforcera au mieux de poursuivre l'événement avec un impact minimal. À titre d’exemple, la fumée de type geyser requiert 3800 Watts, et la fumée lourde peut nécessiter plus de 5000 Watts. De même, la fumée lourde nécessite une alimentation en eau pouvant atteindre 30 litres.

Le recours à un groupe électrogène est susceptible de couvrir partiellement ou totalement les besoins en alimentation électrique. L'option retenue devra être communiquée lors de l'établissement du devis et impérativement validée un mois avant la date de l'événement.

Le devis précisera les puissances requises pour assurer le bon déroulement de l'événement.

Dégradations et incidents

L'utilisation et la distribution de boissons et d'aliments sur ou à proximité du matériel sont strictement proscrites. Tout manquement à cette règle pourra entraîner l'interruption immédiate de l'événement, sans que cela n'ouvre droit à quelque dommage ou intérêt que ce soit. Tout matériel potentiellement endommagé fera l'objet d'une facturation en cas de dégradation ou d'exposition à des liquides (douche de champagne, bières). En cas d'exposition du matériel à un liquide ou à un aliment, une expertise et une maintenance seront facturées afin de s'assurer de l'absence de dommage. Dans le cas contraire, les réparations et/ou le remplacement du matériel seront facturés. La société S3B Events ne saurait être tenue responsable de l'interruption de l'événement si des dégradations ne permettent plus de délivrer la prestation dans des conditions acceptables, à l'entière discrétion du personnel de la société S3B Events.

En cas de dégradation, le client devra, si nécessaire, se rapprocher de son assurance habitation ou de sa responsabilité civile pour couvrir les dommages occasionnés.

Sécurité et risques d’incendie

Le propriétaire du site de la prestation est tenu de garantir la sécurité événementielle et doit, par conséquent, assurer un niveau de sécurité physique et de prévention des risques d'incendie conforme aux normes événementielles en vigueur pour l'accueil du public. La sécurité incendie doit également être en adéquation avec les réglementations événementielles applicables.

Tout manquement grave à ces obligations susceptible de compromettre la sécurité des intervenants et du public pourra entraîner la cessation immédiate de la prestation, sans que cela ne puisse donner lieu à un quelconque remboursement, ceci à la libre appréciation du personnel de la société S3B events.

Les lieux équipés de limiteurs de niveau sonore calibrés à un niveau inférieur à 100 dB, les détecteurs de fumée, et les éclairages de sécurité présentant un dysfonctionnement sont incompatibles avec le niveau de prestation souhaité par la société S3B Events et peuvent dégrader l’image de la réputation de la société et peuvent donc donner lieux à l’annulation de l'événement à la libre appréciation de la société S3B Events.

Il est de la responsabilité de l’organisateur de s’assurer qu’aucun de ces éléments ne soit présent dans le lieu où se tient la prestation. Ces éléments dégradent très fortement le niveau de qualité de service d’une prestation événementielle et pourraient empêcher la bonne tenue de la prestation.